Le dispositif ViaTrajectoire, en place dans la plupart des départements français, est un service public destiné aux professionnels et aux particuliers. Il propose un annuaire des maisons de retraite et un module d’inscription en Ehpad[1].
Mis en ligne pour la première fois en 2004, ce dispositif implique aujourd’hui une collaboration interrégionale pour fluidifier la recherche de maison de retraite pour les particuliers. Le pari est-il réussi ? Tour d’horizon des fonctionnalités et promesses de ViaTrajectoire.
Qu’est-ce que ViaTrajectoire ?
Il s'agit d'un annuaire d’établissements sanitaires et médico-sociaux (esms) pour les personnes âgées et les personnes handicapées, accompagné d’un module d’inscription. Il résulte d'une coopération entre le conseil départemental et l'ARS de chaque département.
Il permet aux professionnels des secteurs médico-social et sanitaire, ainsi qu'aux particuliers de :
- trouver un établissement dans la plupart des départements de France ;
- remplir en ligne un dossier de demande d’admission. Ce dossier unique peut être transmis, par le biais du site, à un ou plusieurs établissements.
Annuaire ViaTrajectoire: les différents types d’établissements recensés
| Des établissements pour trois catégories de personnes | Établissements pour les personnes âgées |
| - les personnes âgées - les personnes en situation de handicap - tout public | - Ehpad: Établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes - Ehpa[2]: Établissements d’hébergement pour les personnes âgées - Résidences-autonomies - USLD[3]: unités de soins de longue durée |
Quelques chiffres :
Le dispositif ViaTrajectoire recense :
- 12 351 établissements pour personnes handicapées,
- 5 626 établissements sanitaires,
- 10 786 établissements pour personnes âgées.
Comment fonctionne ViaTrajectoire ?
Le site Internet de Via Trajectoire permet notamment de consulter un annuaire des maisons de retraite et Ehpad dans l’ensemble de la France. Il est librement accessible par les usagers (le futur résident ou sa famille) et les professionnels de santé (médecin, assistante sociale…).
À l’exemple de l’annuaire des maisons de retraite de Cap Retraite, il permet de filtrer la recherche par ville, budget et type d’accueil souhaité. Les résultats se présentent sous forme de fiches, avec des informations de base sur les établissements :
- coordonnées,
- description générale et historique,
- soins dispensés,
- prestations proposées,
- tarifs,
- unités et gestionnaire de l’établissement.
Outre l’annuaire, Via Trajectoire permet de faire les démarches administratives en ligne.
Comment remplir un dossier d’admission sur ViaTrajectoire ?
La plateforme permet de remplir un dossier d’admission unique en maison de retraite, via un module automatique, nécessitant une inscription sur le site. Les démarches se font en plusieurs étapes :
La page d’accueil du site comprend un accès pour les particuliers (personnes âgées ou personnes handicapées) et les professionnels. Après le choix de la catégorie lui correspondant, l’usager doit s’inscrire sur le site et donc disposer d’un email valide. Il remplit ensuite son dossier.
Le dossier d’admission en Ehpad comprend deux volets :
- volet administratif,
- volet médical.
La première partie est renseignée par l’usager. Elle comprend des détails sur :
- l’état civil du futur résident,
- les raisons de la demande d’admission,
- le type d’accueil souhaité (permanent, temporaire, accueil de jour…),
- les aspects financiers (revenus, avec justificatifs à l’appui, et aides financières reçues).
La deuxième partie est remplie en ligne par le médecin traitant, déclaré sur le site par l’usager. Le médecin doit être informé par son patient de l’existence du dossier, pour qu'il puisse le remplir en fonction de son parcours de santé.
En dernier lieu, l’usager choisit les établissements auxquels il désire envoyer le dossier d’admission, grâce au module de recherche de l’annuaire.
Viatrajectoire : qu’est-ce que le module grand-âge?
Viatrajectoire présente un module grand-âge. Ce dernier est un volet uniquement réservé à la recherche d’un établissement pour les personnes âgées.
Les personnes âgées, seules ou à l’aide d’un représentant peuvent chercher à domicile, ou pendant l’hospitalisation une place dans plusieurs types de lieux de résidence:
- Ehpad
- Ehpa
- USLD
- Résidences-autonomies
Pour ouvrir un dossier d’admission, la personne âgée doit suivre la procédure standard d’ouverture de dossier qui comporte 6 étapes. Cette dernière ou son représentant, devra remplir un dossier administratif puis soumettre la partie médicale à son médecin traitant.
Ce dernier devra remplir directement la partie médicale sur le module de recherche de maison de retraite. La personne âgée ou son représentant pourra alors soumettre plusieurs demandes aux différents établissements qui l'intéressent.
Voici les 6 étapes nécessaires pour ouvrir un dossier sur Viatrajectoire :
1- Créer mon dossier
2- Valider mon adresse mail
3- Compléter le volet administratif
4- Déclarer mon médecin
5- Faire remplir le volet médical au médecin traitant
6- Finaliser et lancer ma recherche
La personne qui soumet la demande pourra postuler avec un seul dossier auprès de plusieurs établissements à la fois. Une fois la demande d’admission évaluée puis validée par un des établissements, cette dernière doit être soumise à la validation du demandeur. Une fois la candidature validée par les deux parties, une date d’entrée en maison de retraite est proposée. Les autres établissements de la liste du candidat sont immédiatement avertis que sa demande est annulée.
Pourquoi utiliser le module grand-âge?
Le module grand-âge s’adresse uniquement aux personnes âgées ayant 60 ans minimum et plus. Il existe plusieurs raisons d’utiliser le module grand-âge de Viatrajectoire:
- La personne âgée souhaite changer de mode de résidence
- La personne est devenue davantage dépendante et ne peut plus vivre en totale autonomie
- la personne ne souhaite plus vivre seule
- la personne a besoin d’un accompagnement spécialisé au quotidien
La personne âgée qui se trouve dans ces différents cas de figure, pourra ouvrir un dossier sur le site et consulter l’annuaire des établissements médico-sociaux mis à sa disposition. Tout est géré numériquement sur le site internet.
Le demandeur doit remplir les champs d’information requis ou peut être assisté par un tiers. Le futur résident doit ensuite soumettre le formulaire médical à son médecin traitant. Une fois l’étape complétée, le postulant doit rechercher les structures correspondant à ses critères et envoyer des demandes d’admission.
La personne âgée ou son représentant devra ensuite consulter régulièrement le suivi des demandes et actualiser son dossier numérique tous les 6 mois. Sans quoi celui-ci et toutes les demandes seront automatiquement annulés. Les personnes qui contribuent au dossier comme le médecin traitant par exemple, peuvent également suivre le dossier de leurs patients.
Pour les personnes qui rencontreraient des difficultés dans leurs démarches, sachez qu’un autre accompagnement gratuit et personnalisé existe pour permettre aux personnes âgées de trouver l’établissement idéal. Un conseiller Cap Retraite accompagne les demandeurs tout au long du processus afin de faciliter toutes les démarches administratives. L’accompagnement Cap Retraite a déjà permis d’aider des milliers de familles et les aide à concrétiser leurs démarches depuis plus de 25 ans.
Qu’est-ce que le module handicap de Via Trajectoire ?
Le module Handicap de Via Trajectoire est conçu pour faciliter l'orientation et le suivi des demandes d'admission des personnes en situation de handicap vers des établissements spécialisés. Contrairement au module Grand Âge, il ne permet pas de réaliser l'inscription en ligne. En revanche, il offre aux utilisateurs la possibilité de suivre l'état d'avancement de leurs demandes d'admission.
Les demandes doivent être envoyées directement à la structure par la MDPH, la personne handicapée ou d'autres professionnels intervenant auprès de cette dernière. Ce module vise à centraliser les informations, améliorer la réactivité et offrir une transparence accrue dans le processus d'admission.
Bon à savoir : Cap Retraite peut aider les personnes handicapées vieillissantes dans leurs démarches pour entrer en EHPAD.
En effet, dans ce cas, il est nécessaire de trouver un établissement acceptant les résidents de moins de 60 ans et d’obtenir une dérogation d’âge.
Quels sont les avantages et inconvénients du service ?
Comme chaque service informatisé, le site Via Trajectoire comprend des avantages, mais aussi des inconvénients, et ne répond donc pas aux besoins de tout le monde.
| Avantages | Inconvénients |
| - L’annuaire est accessible aux familles et aux professionnels - Le service est gratuit - Le dossier unique est envoyé directement aux établissements - L’espace professionnel permet une gestion des orientations dans les établissements sanitaires et médico-sociaux | - Le dispositif n’est pas encore opérationnel dans tous les départements - Il nécessite une connexion Web et une certaine maîtrise d’Internet - L’usager ne bénéficie pas d’un accompagnement personnalisé tout au long de ses démarches. - Le dossier doit être mis à jour régulièrement pour ne pas disparaître |
Pourquoi Cap Retraite plutôt que ViaTrajectoire ?
Cap Retraite est un service privé indépendant et entièrement gratuit. L’annuaire des maisons de retraite et Ehpad sur le site Internet couvre l’ensemble des départements de France, y compris la Corse. Les fiches détaillées des établissements, régulièrement mises à jour, indiquent également si la résidence a des places disponibles et précisent les tarifs.
Les atouts de Cap Retraite :
- moteur de recherche intelligent sur le plan national : filtres pour préciser l’emplacement, le type d’accueil, le budget…
- 70 conseillers spécialisés en gérontologie[4], à l’écoute des personnes âgées et de leur famille ;
- accompagnement personnalisé gratuit jusqu’à l’entrée en maison de retraite ;
- médecin au sein de l’équipe de Cap Retraite ;
- conseils sur les aides financières et les démarches à effectuer, adaptés à chaque situation ;
- sécurisation rigoureuse des données à caractère personnel et confidentialité absolue ;
- traitement efficace et rapide des situations d’urgence.
Cap Retraite permet ainsi de trouver une solution adaptée aux besoins et attentes du senior, en un temps record, même dans les cas les plus délicats.
Quelques chiffres :
- un million de familles accompagnées depuis 1994,
- 110 000 familles conseillées en 2018,
- 70 conseillers spécialisés en gérontologie
- 96 % de familles satisfaites :
Comme chaque service informatisé, le site Via trajectoire comprend des avantages, mais aussi des inconvénients, et ne répond donc pas aux besoins de tout le monde.
FAQ
Depuis quand Via trajectoire existe-t-il?
L'outil qui permet aux particuliers de trouver des établissements sanitaires et médico-sociaux. L’initiative naît en 2004 dans la région Rhône-Alpes par la coopération des professionnels du secteur médico-social avec des spécialistes des systèmes d’information de santé. L’outil devient interrégional en 2008.
Comment actualiser mon dossier via trajectoire?
Pour actualiser votre dossier:
1- Munissez-vous de votre numéro de dossier Via trajectoire ainsi que de votre mot de passe.
2- Connectez-vous et sélectionnez l’espace réservé aux particuliers.
3- En haut à droite de votre écran vous devez apercevoir le nom de la personne concernée par le dossier ainsi que le numéro de dossier.
4- Cliquez sur la case en haut à droite qui affiche “mon dossier”
5- Dans cette fenêtre 3 actions sont possibles:
- “Imprimer le formulaire Cerfa”: ce formulaire papier est à envoyer à tous les établissements qui ne sont pas connectés à Via trajectoire.
- “Modifier mon mot de passe”
- “Annuler mon dossier”: annule le dossier et toutes les demandes. Le dossier peut être annulé puis réactivé si vous vous connectez à nouveau sur votre compte. Il faudra alors renvoyer vos demandes.
Pour modifier une information sur votre dossier:
1- Connectez-vous à votre compte.
2- Cliquez sur “Accéder à mon dossier”
3- Cliquez sur l’onglet mes informations
4- Modifiez vos informations et cliquez sur “enregistrer”
Les établissements auront automatiquement accès à la version de votre dossier actualisé.
Enfin, sur votre dossier vous pouvez relancer une demande pour chaque établissement, la modifier ou l’annuler. Sachez que votre médecin traitant est également habilité à actualiser votre dossier.
La mise à jour de votre dossier vous sera demandée tous les six mois. Vous avez un délai d’un mois pour l'actualiser après la réception du mail de rappel. Dans le cas où la mise à jour n’a pas été réalisée, votre dossier sera supprimé.
Via trajectoire : qui peut ouvrir une demande ?
Dans le cadre d’une recherche d’établissements pour une personne âgée, qu’il s'agisse d'un Ehpad, d’un Ehpa, d’une USLD ou d’une résidence-autonomie, les personnes autorisées à ouvrir un dossier sont :
- un proche,
- un accompagnant,
- un représentant légal,
- une personne de confiance,
- la personne concernée par la demande.
Chacune de ces personnes doit recueillir au préalable le consentement de la personne âgée, avant de soumettre une demande d’admission sur Viatrajectoire.
Peut-on ouvrir deux dossiers sur Via trajectoire ?
Non, un seul dossier suffit pour la même personne. Vous pouvez envoyer le même dossier administratif et médical à plusieurs établissements à la fois.
Si vous soumettez une demande pour deux personnes, vous devrez ouvrir deux dossiers, un pour chaque personne à inscrire et renseigner les informations qui leur sont propres.
Comment contacter l'équipe de Viatrajectoire ?
Vous pouvez contacter leurs services uniquement pour des soucis d’ordre technique. Il est possible d’envoyer un mail ou d’appeler un numéro de téléphone en fonction de votre région. Toutefois, pour tout support ou assistance relative à votre dossier, il n’existe aucun service dédié. Toutes les démarches s’effectuent en ligne de façon automatisée. Vous n’aurez aucun interlocuteur pour vous assister dans l’ouverture et le suivi de votre dossier.
Quelles sont les régions couvertes par ce site ?
Les régions couvertes par le dispositif sont:
- Bourgogne Franche-Comté
- Centre-Val de Loire
- Grand Est
- Hauts de France
- Ile-de-France
- Normandie
- Nouvelle Aquitaine
- Occitanie
- Pays de Loire
Via trajectoire ne couvre pas la totalité des régions de France. De plus, le nombre de départements qui collaborent avec ViaTrajectoire est limité. Il est possible que vous trouviez votre région sans trouver votre département.
Peut-on envoyer une demande dans un département autre que le sien ?
Le dispositif d’orientation Viatrajectoire permet de chercher un établissement dans n’importe quel département, sans condition de résidence. En revanche, le département doit avoir déployé le service.
Comment annuler un dossier dans Viatrajectoire ?
En cas d’erreur, si vous souhaitez plutôt passer par un organisme comme Cap Retraite ou si vous avez trouvé un établissement, vous pouvez annuler votre dossier sur Viatrajectoire, en quelques clics :
- Rendez-vous sur votre dossier,
- Cliquez sur la section « Paramètres »,
- Appuyez sur le bouton « Annuler mon dossier ».
Peut-on faire une demande d’aide financière sur le site Viatrajectoire ?
Le site Viatrajectoire ne permet pas de faire de demandes d’aide financière. Il offre des informations sur les aides sociales existantes. Afin d’effectuer la demande, vous devrez contacter le CCAS[5] ou vous renseigner auprès du CLIC[6] pour connaître les adresses des organismes.
Les conseillers Cap Retraite peuvent vous assister dans vos démarches et vous aider à remplir les dossiers de demande d’aides financières. Ils vous remettront aussi les contacts nécessaires pour adresser vos dossiers aux organismes verseurs des allocations.
-
[1] EHPAD
Les EHPAD sont des établissements médicalisés qui accueillent des personnes âgées qui ont besoin de soins médicaux réguliers et d’une aide dans leur vie quotidienne.
-
[2] EHPA
Les EHPA sont des résidences spécialisées pour personnes âgées qui offrent un logement et des services aux seniors autonomes ou semi-autonomes.
-
[3] USLD
L’Unité de Soins de Longue Durée (USLD) est est un type de service de soins destiné aux personnes âgées qui ont besoin de soins médicaux constants et d’une assistance importante…
-
[4] Gérontologie
La gérontologie est l’étude du vieillissement et des défis liés à la vie des personnes âgées.
-
[5] CCAS
Le CCAS est un organisme local qui aide les habitants en difficulté, notamment les personnes âgées, en leur offrant des services sociaux et des aides financières.
-
[6] CLIC
Le CLIC est un centre local qui aide les personnes âgées en fournissant des informations et des conseils sur les services et les aides financières disponibles, ainsi que les démarches…
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Commentaires (14)
Réagissez, posez une question…
Bonjour
C’est bien dommage que l on ne puisse pas créer un compte en ligne pour les personnes handicapées de moins de 60 ans. Si oui, comment faire? un numéro de téléphone, peut être pour m’aider?
Bonjour
Je vous remercie pour votre commentaire.
Contactez la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) pour obtenir de l’aide et des informations au sujet de la création de compte en ligne pour les personnes handicapées.
Bonne fin de journée.
Amandine