Checklist des documents nécessaires pour l’admission en maison de retraite

Le dossier national d'admission : votre point de départ

La première étape consiste à remplir le dossier national d'admission. Ce document uniformisé simplifie grandement les démarches, que vous envisagiez un séjour permanent ou temporaire.

Bonne nouvelle : dans près de 80 départements, vous pouvez désormais effectuer cette demande en ligne via le formulaire Viatrajectoire ou vous adresser aux conseillers Cap Retraite gratuitement pour vous aider à constituer un dossier. Cette plateforme numérique permet de gagner un temps précieux et de centraliser les informations.

Le dossier d'admission se compose de deux volets essentiels :

• Le volet médical : Un questionnaire de 4 pages à faire remplir par le médecin traitant ou un autre praticien. Il évalue l'état de santé du futur résident pour déterminer la prise en charge médicale appropriée.
• Le volet administratif : Un formulaire Cerfa de 4 pages regroupant les informations sur la situation familiale, les pensions, les retraites et d'autres éléments nécessaires à l'élaboration du projet de vie individualisé.

Documents essentiels : la checklist à ne pas négliger

Pour faciliter votre démarche, voici une liste exhaustive des documents à préparer :

1. Pièces d'identité et état civil

• Carte nationale d'identité, passeport ou titre de séjour en cours de validité
• Extrait d'acte de naissance ou photocopie du livret de famille
• Justificatif de domicile récent

2. Documents de santé

• Carte Vitale et son attestation
• Carte de mutuelle et son attestation
• Dossiers médicaux récents
• Copies des dernières ordonnances
• Certificat médical récent
• Compte-rendu des hospitalisations récentes (le cas échéant)
• Liste détaillée des traitements en cours
• Bilan de santé général

3. Documents financiers

• Dernier avis d'imposition ou de non-imposition
• Relevé d'Identité Bancaire (RIB)
• Notifications d'attribution de pensions
• Relevés de pensions de retraite
• Justificatifs de ressources (revenus, allocations, etc.)
• Relevés bancaires récents

4. Documents légaux

• Attestation de responsabilité civile
• Copie du jugement de mise sous tutelle^[2], curatelle^[3], ou habilitation familiale (si applicable)
• Procuration ou mandat de protection future (si existant)

5. Autres documents importants

• Liste des personnes à contacter en cas d'urgence
• Notification de l'APA (Allocation Personnalisée d'Autonomie) si déjà attribuée
• Éventuelle dérogation d'âge pour les moins de 60 ans

Critères d'admission et conditions générales

Avant de vous lancer dans la constitution du dossier, assurez-vous que votre proche remplit les critères d'admission :

• Âge minimum de 60 ans (sauf dérogation)
• Nécessité d'aide et de soins quotidiens
• État de santé et niveau d'autonomie compatibles avec l'établissement choisi

Nota Bene : Depuis la fin de la crise sanitaire du Covid-19, les admissions ont repris normalement. Les établissements ne peuvent pas conditionner l'admission à une vaccination, et aucun isolement préventif n'est requis lors de l'arrivée d'un nouveau résident.

Le processus d'admission : étape par étape

Une fois votre dossier constitué, voici les étapes à suivre pour finaliser l'admission :

1. Définir vos critères de recherche : Préférences géographiques, durée du séjour envisagée, niveau de dépendance^[4], budget...
2. Visiter plusieurs établissements : Prenez le temps de comparer pour faire le meilleur choix.
3. Déposer le dossier : Envoyez-le par courrier ou email à chaque établissement envisagé.
4. Visite de pré-admission : Rencontre avec le médecin coordonnateur^[5], le directeur, et parfois le psychologue de l'établissement.
5. Signature du contrat de séjour^[6] : Si le dossier est accepté et que vous confirmez votre choix.

LIRE AUSSI : Comment faire une demande en ligne pour une maison de retraite ? Guide pratique et conseils d’expert

Aides financières : alléger le coût de l'hébergement

Le coût d'un séjour en EHPAD^[1] peut être conséquent. Heureusement, plusieurs aides existent pour réduire la facture :

1. L'APA (Aide Personnalisée d'Autonomie)

Pour en bénéficier, vous devrez fournir :

• Justificatifs d'identité
• Avis d'imposition
• Relevé de taxe foncière
• RIB
• Fiche technique complétée par le directeur de l'établissement

2. APL (Aide Personnalisée au Logement) ou ALS (Allocation de Logement Social)

Documents nécessaires :

• Photocopie du livret de famille
• RIB
• Notification de pensions
• Attestation de résidence complétée par le gestionnaire de l'établissement

3. ASH (Aide Sociale à l'Hébergement)

Pour cette aide, préparez :

• Dossier d'aide sociale^[7]
• Avis d'imposition
• Relevés bancaires
• Déclaration annuelle des caisses de retraite
• Copie du livret de famille

Ressources utiles pour vous guider

Pour faciliter vos démarches, plusieurs outils sont à votre disposition :

• Comparateur de prix et de restes à charge : Cet outil prend en compte les aides au logement et l'APA pour vous donner une estimation précise des coûts.
• Annuaires spécialisés : Ils vous aideront à trouver des EHPAD, des résidences autonomie, et des services d'aide et de soins à domicile dans votre région.
• Points d'information locaux : Renseignez-vous auprès de votre mairie pour connaître les ressources disponibles près de chez vous.
• Portail national d'information : Édité par la CNSA (Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie), il offre des conseils précieux pour les personnes âgées en perte d'autonomie et leurs proches.

Préparer l'arrivée : au-delà des papiers

Une fois le dossier accepté, pensez à :

• Personnaliser la chambre : Apportez des objets familiers pour créer un environnement rassurant.
• Organiser les visites : Établissez un planning avec la famille et les amis pour assurer une présence régulière.
• Prévoir des activités : Renseignez-vous sur les animations proposées et encouragez la participation.
• Maintenir les liens : Prévoyez des moyens de communication (téléphone, tablette) pour garder le contact.

Vers une transition en douceur

L'entrée en maison de retraite représente un changement majeur. Pour faciliter cette transition :

• Envisagez des séjours temporaires pour tester l'environnement avant une admission définitive.
• Impliquez votre proche dans les décisions autant que possible.
• Prenez le temps de discuter des appréhensions et des attentes de chacun.
• Restez à l'écoute du personnel soignant pour ajuster la prise en charge si nécessaire.

En suivant ces conseils et en vous appuyant sur les ressources disponibles, vous pourrez aborder sereinement cette nouvelle étape de vie. N'oubliez pas que chaque situation est unique : n'hésitez pas à solliciter l'aide des professionnels pour personnaliser votre démarche. L'objectif est d'assurer le bien-être et la sécurité de votre proche, tout en préservant son autonomie et sa dignité.