L’entrée en maison de retraite représente une étape importante et délicate dans la vie d’une famille. Pour alléger le parcours des personnes âgées à la recherche d’une place en établissement, le gouvernement a mis en place un dossier unique d’admission en Ehpad.
Qu’est-ce qu’un dossier de demande d’admission en Ehpad ?
Le dossier de demande d’admission en Ehpad permet de solliciter une entrée en établissement. Un dossier unique est rempli par la personne âgée ou son représentant légal : il n’est nécessaire de remplir ce dossier d’inscription en Ehpad qu’une seule fois. Si la famille s’intéresse à plusieurs résidences, il suffit de le photocopier. Le formulaire papier peut être retiré auprès de l’établissement et souvent auprès de la mairie de votre ville.
Le dossier d’admission en maison de retraite comporte deux volets :
Le volet médical
Le dossier d’inscription en Ehpad comprend un questionnaire médical de 4 pages. Il doit être rempli par le médecin traitant ou un autre médecin de la personne âgée.
Il permettra d’évaluer l’état de santé du futur résident et de déterminer la prise en charge médicale la plus adaptée. Il devra être mis sous pli confidentiel. Ce questionnaire doit ensuite être validé par le médecin coordonnateur de l’établissement.
Le volet administratif
La personne âgée (ou son référent – travailleur social ou représentant légal) doit également remplir un questionnaire administratif (4 pages du dossier Cerfa).
Dans cette partie du dossier de demande unique d’admission en Ehpad, elle indique :
- sa situation familiale,
- ses pensions et retraite,
- divers détails qui serviront de base à l’élaboration du projet de vie individualisé.
Les pièces à fournir
Le futur résident devra également fournir plusieurs documents, dont la liste varie d’un établissement à l’autre. Le socle commun de pièces à fournir avec le dossier d’Ehpad Cerfa comprend les éléments suivants :
- pièce d’identité,
- photocopie du livret de famille,
- carte Vitale,
- attestation de sécurité sociale,
- copie de la mutuelle ou CMUC (couverture maladie universelle complémentaire)
- justificatifs des ressources (montant des retraites, avis d’imposition ou de non-imposition),
- notification de l’APA, lorsque le futur résident est déjà bénéficiaire (APA à domicile pour un séjour temporaire – APA en établissement pour une séjour permanent),
- éventuelle dérogation d’âge pour l’Ehpad (s’il a moins de 60 ans),
- si le futur résident est sous protection juridique : copie de la décision du juge, etc.
Le dossier peut être adressé directement, par courrier ou email, à chaque établissement envisagé.
Déposer un dossier revient à faire une demande qui sera étudiée. Le dossier n’est pas accepté automatiquement : la personne est mise sur liste d’attente en attendant la suite de la procédure.
Bon à savoir : le dossier de demande d’admission en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Éhpad) ( Formulaire 14732*03) est employé à la fois pour les séjours permanents et pour l’accueil temporaire.
Le dossier Ehpad n’est qu’une partie de la procédure de demande d’admission en Ehpad. Suivez nos conseils pratiques pour mieux comprende comment mieux préparer l’entrée et établissement d’hébergement pour personnes âgées.
Comment préparer l’admission en établissement, Ehpad ou maison de retraite ?
La première étape d’une procédure d’admission en Ehpad consiste à définir les critères de recherche de l’établissement adapté aux besoins et attentes de la personne âgée et de sa famille. Plusieurs critères entrent en effet en compte dans le choix d’une résidence :
- les préférences géographiques,
- la durée du séjour (admission en Ehpad pour un hébergement temporaire ou d’une durée indéterminée),
- la dépendance de l’aîné et la prise en charge recherchée,
- le budget de la personne âgée.
Il s’agit ensuite de visiter des établissements pour choisir où déposer des dossiers d’admission en Ehpad.
Pour une visite réussie, il est important de vérifier notamment les points suivants :
- environnement général de la maison de retraite (accessibilité, cadre de vie, présence d’un parc, ambiance, accueil lors de la visite…),
- les chambres (leur agencement, l’équipement de la salle de bain…),
- la prise en charge médicale (composition du personnel soignant de la maison de retraite, admission à l’Ehpad de personnes présentant des pathologies spécifiques,
- l’alimentation (cuisine faite sur place, présentation des repas),
- les animations (présence quotidienne ou non d’une équipe d’animation),
- les aménagements de sécurité (unité protégée Alzheimer, caméras de surveillance, barres d’appui),
- l’acceptation des dossiers d’admission des bénéficiaires de l’ASH à l’Ehpad.
La demande d’admission en maison de retraite se fait ensuite sur dossier d’inscription en Ehpad.
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Que ce passe-t-il après le dépôt du dossier à l’Ehpad ?
La visite de pré-admission en Ehpad
La validation du dossier d’admission en Ehpad est généralement subordonnée à une visite de pré-admission, à laquelle assistent :
- le médecin coordonnateur,
- le directeur de la maison de retraite ou un autre responsable de l’établissement,
- le psychologue.
Cette visite de pré-admission en Ehpad permet au futur résident de découvrir son futur lieu de vie. Elle permet aussi à l’établissement de s’assurer que la personne âgée consent librement à entrer en maison de retraite.
Si le dossier d’admission en maison de retraite est accepté, la personne âgée devra également signer un contrat de séjour avec la résidence. Ce document fait partie des outils permettant de garantir les droits des résidents, avec le livret d’accueil et la charte des droits et libertés des personnes accueillies.
Les motifs de refus d’admission en Ehpad
Le dossier d’admission en Ehpad peut être refusé pour les raisons suivantes :
- prise en charge médicale impossible : certaines pathologies ne sont pas prises en charge par tous les établissements. Certains Ehpad ne sont pas en mesure de fournir tous les types de soins et services à un public aux besoins médicaux spécifiques,
- ressources insuffisantes : lorsque les ressources de la personne âgée et de ses obligés alimentaires ne suffisent pas pour acquitter le prix de la maison de retraite, le futur résident peut bénéficier de différentes aides financières, notamment de l’aide sociale à l’hébergement (ASH), mais une place habilitée à l’ASH n’est pas toujours disponible lors de la demande d’admission en Ehpad,
- la dérogation d’âge : une personne âgée de moins de 60 ans ne peut solliciter une admission en Ehpad que si elle a reçu une dérogation d’âge.
En cas de refus d’admission dans un Ehpad, il est toujours possible de faire une demande d’admission dans une autre maison de retraite, aux critères plus adaptés. C’est pourquoi il est recommandé de faire des visites dans plusieurs maisons de retraite.
Exemple de procédure d’admission en Ehpad
| Étape | Nature | Procédure |
| 1 | Recherche | Définir les critères de recherche de l’Ehpad adapté |
| 2 | Visite de résidences | Visiter plusieurs Ehpad potentiels |
| 3 | Dossier d’admission en Ehpad | Remplir un dossier d’admission en Ehpad (dossier unique pour toutes les résidences) |
| 4 | Visite de pré-admission | Visite de pré-admission à l’Ehpad pour la validation du dossier par le médecin coordonnateur et la direction |
| 5 | Entrée en maison de retraite | Une fois le dossier accepté, préparez votre entrée en maison de retraite ! |
Questions fréquentes
Faut-il déposer un dossier d’admission en Ehpad pour visiter ?
En général, il n’est pas nécessaire de déposer un dossier de demande d’admission en Ehpad pour pouvoir visiter la résidence une première fois.
La plupart des maisons de retraite se feront un plaisir de vous recevoir pour vous présenter la structure et ses prestations.
N’hésitez pas à demander aux conseillers Cap Retraite de vous aider à fixer un rendez-vous avec la maison de retraite de votre choix. Vos démarches seront facilitées par les relations que les conseillers entretiennent avec les administrations de la plupart des établissements !
Comment se passe l’admission en Ehpad, après l’épidémie de Covid-19 ?
Après de deux ans de crise sanitaire, les admissions en Ehpad ont repris normalement. Les restrictions à l’accueil de nouveaux résidents mises en place en pleine pandémie ont été levées.
Aujourd’hui, les nouvelles admissions sont possibles et les établissements n’ont pas le droit de les conditionner à une vaccination. Le ministère des Solidarités et de la santé recommande toutefois d’informer les nouveaux résidents qu’ils peuvent se faire vacciner.
Aucun isolement préventif ni quarantaine obligatoire n’est requis lors de l’admission d’un nouveau résident.
Au cœur de la crise, les admissions avaient été interrompues dans certains Ehpad. Ainsi dans les établissements présentant des cas de Covid-19, les nouvelles admissions de résidents avaient été reportées, sauf en cas d’urgence (dans le cadre du plan de lutte contre l’épidémie de Covid-19 dans les Ephad).
Les cas d’urgences étaient comprenaient alors :
- l’admission d’une personne dont l’état de santé ou la perte d’autonomie ne permet plus du tout le maintien à domicile ;
- l’admission après une sortie d’hospitalisation, avec retour à domicile impossible.
Quelles sont les conditions pour entrer en maison de retraite ?
La principale condition pour entrer en maison de retraite est l’âge du demandeur. Pour être admis en Ehpad ou en résidence autonomie, la personne doit être âgée d’au moins 60 ans. Il est possible de demander une dérogation d’âge au conseil départemental.
Des conditions liées à l’état de santé et au niveau d’autonomie existent en fonction du type d’établissement et de ses possibilités de prise en charge.
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